클라우드 오피스 도입 시 고려사항

2014년도 이제 한 달 정도 남았습니다. 대부분의 기업들이 올 한해를 마무리를 하는 시기입니다. 그러면서 또한 2015년도를 위한 새로운 것을 준비하는 시기입니다.(대부분의 회사에서는 사업계획은 마무리되는 시점이겠네요)

2015년에도 올해와 같이 빅데이터, 모바일 그리고 클라우드라는 흐름이 계속될 것으로 많이들 예상하고 있습니다. 모바일의 경우 국내 스마트폰 사용자가 2014년 5월 3800만명을 넘어설정도로 일반화되었고 빅데이터도 공공과 금융권을 중심으로 활발한 도입이 이루어지면서 유의미한 사례가 늘어나고 있습니다.

클라우드 시장의 경우 인프라 위주로 시장이 확대되어가나 실제로 업무가 클라우드 환경으로 전환되는 것은 아직은 초기 단계로 보여집니다. 다만, 공공부문에서 정부 3.0 클라우드 업무환경 도입을 계획하고 있어서 앞으로 공공 부분을 중심으로 클라우드 오피스 도입이 확산될 것으로 보여집니다. 

그렇다면 실제로 기업이나 기관에서 클라우드 업무환경을 조성하기 위해 클라우드 오피스를 도입하기 위해서 고려해야 하는 사항들은 무엇이 있을까요?

1. 기존 문서 활용

공공 기관을 제외한 대부분의 기업들의 문서는 MS오피스로 만들어져있다고 해도 과언이 아닙니다. 기본적으로 클라우드 오피스를 도입하게 되면 문서작업을 모두 클라우드 기반의 웹오피스에서 이루어집니다.

이때 고려할 사항은 우리 조직의 문서 생산방식(주로 사용하는 문서 형식이나 템플릿 등)이 웹오피스에 적합한지를 확인해야 합니다. 대부분의 사용자들이 새로운 문서에서 문서 작성을 시작하기 보다는 기존 문서를 활용하여 문서를 작성합니다.

따라서, 기존 문서를 웹오피스에서 불러와서 사용할 때 충분한 편집 기능을 제공하고 있는지 그리고 문서 호환에 잘 되는지도 확인하여 기존 문서 활용에 문제가 없어야 합니다.

2. 시스템 연동 

기업이나 기관에서 문서를 생산하여 유통하는 방식은 크게 1)이메일 첨부, 2)결제 첨부, 3)게시판 첨부 등으로 구분할 수 있습니다. 예를 들어 이메일에 문서를 첨부한다고 하면 개인 PC에서 오피스 프로그램을 통하여 문서를 작성하여 개인 PC에 저장하고 이메일 보내면서 개인 PC에 저장된 파일을 불러와서 첨부합니다.

클라우드 오피스를 도입하게 되면 모든 파일이 클라우드 스토리지에 저장되며, 사용자들이 기존 시스템에서 클라우드 스토리지에 저장된 파일을 불러와서 저장할 수 있도록 연동이 이루어져야 합니다. 이때 클라우드 오피스에서 기존 시스템 연동이 가능하도록 연동API 제공 등과 같은 지원이 이루어지는지 확인이 필요합니다.

3. 비용 (도입 + 운영)

요즘은 대부분의 기업이나 기관에서 적어도 오피스 프로그램에 대한 라이선스는 모두 구매하여 가지고 있습니다. 하지만, 일반 개인사용자 라이선스와 달리 기업이나 기관에 대한 오피스 프로그램의 라이선스는 매년 과금하는 방식으로 이루어져 있습니다.

사실 오피스 프로그램은 3,4년에 한번씩 새로운 버전의 제품이 나오기는 합니다만, 자주 사용하는 주요 기능에 대해서는 반드시 신제품이 필요한 상황은 아닙니다. 그런데도 울며 겨자먹기식으로 매년 구매하는 오피스 프로그램에 대한 라이선스 비용이 부담스럽습니다. 

클라우드 오피스의 경우 대부분 사용한만큼만 내는 방식으로 연단위로 사용자별 과금을 하는 방식이며 대부분의 클라우드 오피스 비용은 기존 오피스 프로그램 라이선스 비용보다 저렴합니다.( 하지만, 클라우드 오피스를 Private Cloud로 구축하게 되면, 클라우드 오피스를 설치해야 하는 HW나 시스템SW가 추가로 필요할 수 있습니다.)

사실 클라우드 오피스 도입은 단순한 솔루션의 도입으로 끝나서는 안됩니다. 솔루션 도입을 계기로 문서 유통 및 소비 방식이 바뀌면서 일하는 방식이 바뀌어야 합니다.

특히나 요즘처럼 경쟁이 심화되고 사회와 경제의 발전속도가 빠른 시대에서는 정보 공유와 의견 교환을 통해 창의성을 높이고 시간, 장소 그리고 기기의 제약을 넘어서는 Seamless 업무환경이 중요합니다.

공유와 협업 그리고 Seamless 업무 환경으로 옮겨가기 위해서는 클라우드 오피스는 필수 조건이며, 이를 도입하기 위해서  기존 문서활용성, 시스템 연동 그리고 비용에 대한 충분한 분석과 계획이 필요합니다.